Cách sử dụng câu lệnh SQL trên Excel, giúp khắc phục File Excel nặng, chạy chậm.

Ngôn ngữ SQL là ngôn ngữ vô cùng đặc biệt, với sức mạnh ngôn ngữ này khi kết hợp trên Excel sẽ tạo ra vô số các báo cáo linh hoạt theo nhiều chiều. Vậy bạn đã biết tới cách sử dụng ngôn ngữ này chưa

Cách sử dụng câu lệnh SQL trên Excel, để thay thế phương pháp lập báo cáo bằng hàm truyền thống trên Excel
1. Câu lệnh SQL trên Excel là gì? và cách sử dụng cậu lệnh SQL trên Excel 

Trong các bài viết trước Bluesofts đã có bài viết hướng dẫn rất chi tiết về ngôn ngữ SQL, cũng như cách vận dụng ngôn ngữ SQL trong quá trình khi làm báo cáo hoặc phân tích dữ liệu đa chiều trên Excel: Tham khảo bài viết cách sử dụng ngôn ngữ SQL

2. Những nhược điểm của việc sử dụng hàm Excel thuần túy để lập báo cáo, phân tích dữ liệu trên Excel

Đối với phương pháp làm báo cáo truyền thống sẽ có một số các nhược điểm sau: làm File Excel trở lên nặng và chạy chậm khi sử dụng theo phương pháp này:
+ Nhược điểm 1: khi lập báo cáo chi tiết bằng hàm Excel thuần túy: Đối với việc lập báo cáo chi tiết thông thường người sử dụng sẽ dùng hàm IF lồng nhau dựa dữ liệu từ bảng dữ liệu nguồn sau đó đem so sánh từng dòng dữ liệu bên Sheet dữ liệu nguồn việc làm như vậy sẽ dẫn tới việc nếu dữ liệu nguồn có bao nhiêu dòng chứa dữ liệu thì bên báo cáo chi tiết sẽ có bấy nhiêu dòng chứa công thức => làm dung lượng và tốc độ file Excel trở lên nặng nề do phải sử dụng quá nhiều công thức thừa, dễ xảy ra tình trạng lỗi công thức trên các báo cáo chi tiết
+ Nhược điểm 2: khi sử dụng hàm Excel để lập báo cáo tổng hợp: Đối với loại báo cáo tổng hợp thông thường người sử dụng thường dùng các hàm dò tìm như VLOOKUP, SUMIF, SUMIFS, hay công thức mảng để lập báo cáo tổng hợp. Bản chất những hàm trên đều là công thức dò tìm hoặc tính toán có điều kiện => khi sử dụng lập báo cáo sẽ thực hiện tính toán đi tính toán từ đầu đến cuối trong bảng dữ liệu nguồn => tốc độ File Excel trở lên rất chậm
+ Nhược điểm 3: Đối với phương pháp sử dụng hàm Excel báo cáo sẽ tính toán lại khi có phát sinh trong bảng dữ liệu nguồn làm => nhiều tính huống sử dụng quá nhiều công thức người sử dụng sẽ không thể mở File Excel để làm việc, hoặc làm việc trong tình trạng rất khó khăn làm giảm hiệu suất làm việc

3. Giải pháp thay thế bằng cách sử dụng câu lệnh trong ngôn ngữ SQL

Đối giải pháp đặc biệt này ngôn ngữ SQL sẽ biến mọi báo cáo trở lên vô cùng đơn giảm. Làm giảm tối đa số công thức khi thực hiện tính toán trên Excel, mọi báo cáo đều được tạo ra trong chỉ một công thức duy nhất và không có công thức thừa, tốc độ chạy nhanh, chính xác hơn so với phương pháp truyền thống, chỉnh sửa lập báo cáo nhanh chóng dễ dàng đây là ưu điểm vô lớn đối với cách sử dụng SQL và để khai thác ngôn ngữ SQL bạn có thể sử dụng bằng cách sử dụng hàm BS_SQL hoặc bằng cách sử dụng SQL Builder để khai thác câu lệnh SQL trên bảng tính
Trong VIDEO dưới đây là một tính huống tôi đã sử dụng câu lệnh để thiết kế ra các báo cáo cho khách hàng bằng cách khai thác câu lệnh trong SQL, các bạn có thể tham khảo trong VIDEO và thực hành theo. Ngoài ra cách bạn có thể tham khảo thêm bài viết hướng dẫn chi tiết về phương pháp sử dụng tạo báo cáo động bằng cách sử dụng SQL_BUILDER
Hướng dẫn thực hành theo bài giảng: Hướng dẫn lập báo cáo động bằng Add-In A-Tool
Bước 1: Tải File Excel thực hành: TẠI ĐÂY
Bước 2: Tải và cài đặt phần mềm Add-In ATools: TẠI ĐÂY

Bước 3: Thực hành theo VIDEO hướng dẫn, trong quá trình thực hành bạn có thể trao đối chát hoặc liên hệ trực tiếp tới Email baoninh@bluesofts.net để nhận được tư vấn hỗ trợ. 

Các bài đã đăng

 
     
   
 
 
     
   
 

VIDEO HƯỚNG DẪN

 
     
   
 

CỘNG ĐỒNG