Mẫu phiễu nhập kho, xuất kho tự động trên Excel, phân tích các phương pháp thiết kế các mẫu trên excel

Mẫu phiễu nhập, xuất kho là một loại chứng từ kế toán sử dụng để theo dõi dõi số lượng nhập, xuất của các loại vật tư, hàng hóa, công cụ,... Làm căn cứ để kế toán đối chiều và ghi sổ trong kế toán , làm căn cứ để xác định tránh nhiệm của người liên quan (thủ kho, người giao hàng,...). Đặc biệt với các đơn vị do đặc thù cần theo dõi của đơn vị sẽ có các mẫu phiếu khác nhau và thường sử dụng excel để ghi nhận, lập phiếu. Vậy làm thế nào? để người sử dụng có thể tạo ra các mẫu phiếu tự động trên Excel và lựa chọn đúng phương pháp lập nhanh và hiệu quả.

1. Link tải (Download) mẫu phiếu nhập xuất kho tự động trên Excel

Do đặc thù mỗi đơn vị sẽ có thể thay đổi các mẫu phiếu sao cho phù hợp với đặc thù đơn vị các bạn ví dụ đơn vị theo dõi theo định mức, quản lý đa đơn vị tính hay mẫu phiếu bao gồm các quy cách của các vật tư, hàng hóa, vì vậy trong quá trình sử dụng người dùng có thể dựa vào các kỹ thuật trong bài viết hướng dẫn để tùy chỉnh các mẫu biểu sao cho phù hợp với nhau cầu thực tế theo dõi của đơn vị mình.

 Link tải mẫu phiếu nhập xuất:
TẠI ĐÂY

Lưu ý: 
 Mẫu phiếu nhập, xuất được thiết kế bằng kỹ thuật lập báo cáo động trên Excel (sử dụng duy nhất một hàm BS_SQL để tạo ra các loại mẫu phiếu, báo cáo, sổ sách,...). Đây là một hàm không có sẵn trong phần mềm vì vậy các bạn cần tải và cài đặt phần mềm Add-In A-Tools để sử dụng mẫu phiếu.

2. Phân tích các phương pháp lập các mẫu phiếu nhập, xuất trên Excel

Để lập lên các mẫu phiếu nhập, xuất tự đông sẽ có rất nhiều các phương pháp như sử dụng hàm Excel thuần túy, VBA hay kỹ thuật lập báo cáo động Bluesofts mỗi phương pháp sẽ có ưu , nhược điểm riêng đồng thời độ khó và cách vận dụng khác nhau. Vì vậy trong bài viết này tôi sẽ phân tích từng phương pháp để giúp các bạn lựa chọn phương pháp phù hợp nhất cho các bạn.


-  Lập mẫu phiếu nhập, xuất cách sử dụng hàm Excel: Với phương pháp này người dùng sẽ sử dụng các hàm dò tìm như MATCH, INDEX, IF, ROW, SMALL,VLOOKUP... kế hợp với tư duy lồng ghép công thức để lập phiếu 
Ưu điểm:
+ Khai thác các bộ hàm có sẵn trong Excel
Nhược điểm:
+ Sử dụng nhiều bộ hàm + lồng ghép công thức => Công thức dài, đòi hỏi phải phải có kiến thức tốt về hàm (nắm rõ bản chất và cách vận dụng) dành cho các bạn đã có kiến thức tốt về kỹ thuật sử dụng hàm và lồng ghép công thức
+ Sử dụng nhiều công thức dò tìm trên Excel (do đặc điểm khi sử dụng công thức trên Excel không khử được liên kết động) mỗi lần khi các bạn nhập liệu hoặc thay đổi dữ liệu bên bảng nhập liệu tại các vùng có chứa liên kết với các mẫu biểu báo cáo, Excel sẽ tự động tính toán lại tất cả các công thức trên mẫu phiếu và nếu File Excel có bao nhiêu mẫu biểu, báo cáo,... Excel sẽ làm công việc tính toán lại tất cả các mẫu => Dễ xảy ra tình trạng treo File Excel không rõ nguyên nhân (gây lỗi, mất mát dữ liệu do chưa kịp lưu)
VD: trong quá trình người dùng nhập liệu tại các trường Số Chứng Từ, Mã hàng, Số Lượng, ... vì các trường dữ liệu này được liên kết tới các hàm trên mẫu phiếu nhập => mỗi thao tác nhập liệu sẽ tính toán lại toàn bộ các công thức
+ phải làm công thức đón chờ cho các ô trên mẫu phiếu nhập
+ Khi có sự thay đổi mẫu phiếu nhập xuất phải sửa lại công thức ở tất cả các mẫu phiếu nhập, xuất. Đặc biệt việc thay đổi thứ tự cấu trúc trong mẫu phiếu liên quan tới xóa cột, chèn cột rất dễ xảy ra tình trạng lỗi mất liên kết (phải lập lại toàn bộ công thức)
=> Phương pháp lập bằng Excel tưởng chừng chỉ dùng hàm nghĩ là dễ nhất nhưng thực tế khi người dùng vận dụng đưa vào bảng dữ liệu của đơn vị mình, dù là một cao thủ về sử dụng hàm Excel đều mất rất nhiều thời gian tư duy => Không nên sử dụng
- Lập các mẫu phiếu bằng cách sử dụng kỹ thuật lập trình VBA
Ưu điểm:
+ Khắc phục tối đa được nhược điểm phương pháp sử dụng hàm Excel
+ Khử liên kết động => khắc phục triệt để quá trình tự tính toán lại trên Excel
+ Độ linh hoạt cao giúp người dùng chủ động tạo ra các mẫu phiếu theo yêu cầu
Nhược điểm:
+ VBA là ngôn ngữ lập trình trên Excel => giống như ngoại ngữ các bạn không thể học trong 1 - 2 ngày đã có thể hiểu và áp dụng dể lập ra các Form mẫu theo yêu cầu (trung bình đối với 1 người chăm chỉ tập trung sẽ mất từ 3-4 tháng để hiểu về ngôn ngữ), đòi hỏi người sử dụng phải có kiến thức tốt về tin học (thường sử dụng cho các nhà phát triển, chuyên viên thiết kế ứng dụng, đam mê công nghệ ngôn ngữ lập trình,...)
+ Ngoài việc nắm bắt được ngôn ngữ người dùng cần có tư duy giải thuật tốt, để chủ động thiết kế (tránh trường hợp xin file sửa làm lỗi)
+ Khó khăn để trong việc thiết kế, khó linh hoạt khi có nhu cầu chỉnh sửa mẫu biểu
=> Phương pháp này sử dụng cho các đối tượng có kiến thức tốt về tin học, có nhu cầu phát triển ứng dụng trong doanh nghiệp. Chống chỉ định không sử dụng cho các bạn mới biết Excel ở mức độ cơ bản (mới biết hàm SUM, IF, VLOOKUP,.. nên lựa chọn phương pháp phù hợp mà vẫn đạt được hiệu quả trong công việc)
- Lập các mẫu phiếu bằng cách sử dụng kỹ thuật lập báo cáo động Bluesofts
Ưu điểm:
+ Khắc phục triệt để được nhược điểm của 2 phương pháp trên như làm công thức thừa, khử liên kết động,...
+ Dễ dàng lập các mẫu biểu, báo cáo chỉ sử dụng duy nhất một hàm BS_SQL để lập báo cáo, mẫu biểu. Đồng thời các câu lệnh ngươi sử dụng chỉ cần khai thác các tiêu đề bảng dữ liệu mà không cần phải nhớ tọa độ, địa chỉ ô (như 2 phương pháp trên)
+ Dễ dàng chỉnh sửa Form mẫu báo cáo theo yêu cầu, khi có sự chỉnh sửa về Form mẫu báo cáo, người sử dụng chỉ cần sửa công thức tại 1 ô chứa công, báo cáo sẽ tự động thay đổi theo câu lệnh
Nhược điểm:
+ Do đây là phương pháp mới khác biệt hoàn toàn với phương pháp sử dụng hàm Excel, hay VBA tuy nhiên do người dùng đã quá quen với các phương pháp này nên khó thay đổi phương pháp làm việc, thay đổi thói quen làm việc.
=> Nên sử dụng kỹ thuật lập báo cáo động để áp dụng hiệu quả trong công việc liên quan tới thiết kế, lập các mẫu biểu, Form báo cáo tự động trên Excel
Tham khảo ngay: Cách lập mẫu phiếu nhập, xuất tự động trên Excel sử dụng kỹ thuật lập báo cáo động Bluesofts
Như vậy tôi đã chia sẻ cho các bạn mẫu phiếu nhập, xuất tự động trên Excel đông thời chia sẻ cho các bạn các kỹ thuật lập các mẫu cũng như phân tích ưu, nhược điểm của từng phương pháp. Cái các bạn cần là làm thế nào? để tạo ra các mẫu biểu tự động, nhanh nhất, chúc các bạn tìm được phương pháp phù hợp cho công việc của các bạn.

không quan trọng các bạn làm công việc đó như thế nào? doanh nghiệp quan tâm kết quả mà các bạn mang lại cho doanh nghiệp của họ

Tham khảo ngay chương trình đào tạo báo cáo động tại Bluesofts: TẠI ĐÂY
Liên hệ đăng ký học -  tư vấn thiết kế ứng dụng theo yêu cầu trên Excel

Điện thoại + Zalo: 096.1368.661

Skype: nguyenbaoninhqn@gmail.com

Email: baoninh@bluesofts.net - nguyenbaoninhqn@gmail.com


Các bài mới

Các bài đã đăng

 
     
   
 
 
     
   
 

VIDEO HƯỚNG DẪN

 
     
   
 

CỘNG ĐỒNG