Thực tế hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp đang quản lý và theo dõi hàng tồn kho trên Excel do tính chất đặc thù riêng trong công tác quản trị và đặc thù về tính chất hàng hóa. Nếu sử dụng Excel thuần túy thì chúng ta sẽ dùng các hàm Excel thường dùng trong quản lý kho như: Vlookup, If, Sum, Sumif, Sumifs, Sumproduct, Index, Match kết hợp cùng các hàm như Date, Datedif, Month, Year và phải dùng khá nhiều công thức, nhiều cột phụ, nhiều bảng trung gian. Đây chính là một trong những nguyên nhân gây ra tình trạng nặng và chậm bảng tính.
Sau đây, hocexcelnangcao sẽ hướng dẫn cách làm báo cáo hàng tồn kho bằng excel với phương pháp sử dụng câu lệnh SQL trên Excel trng Add-in A-Tools với chỉ 01 công thức để tạo ra báo cáo. Các bước hướng dẫn lập báo cáo quản trị hàng tồn kho bằng Excel như sau:
Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu nguồn và mẫu báo cáo hàng tồn kho nội bộ trên Excel
– Dữ liệu nguồn gồm: Dữ liệu phát sinh chi tiết về kho (dữ liệu kho hay dữ liệu nhập xuất), danh mục kho hàng và danh mục vật tư hàng hóa.
– Mẫu báo cáo hàng tồn kho Excel: Bằng kiến thức Excel và các thao tác cơ bản, các bạn tự tạo mẫu báo cáo hàng tồn kho nội bộ trên Excel
Bước 02: Cài đặt Addin ATools cho Excel để chia sẻ file Excel qua mạng và lập báo cáo động
Ở bước này thì chúng ta sẽ sử dụng tính năng lập báo cáo động bằng hàm BS_SQL của addin Atools (cách lập báo cáo động bằng hàm BS_SQL cho sổ chi tiết các tài khoản trên Excel xem ở Bước 4)
Bước 03: Chọn điều kiện để để lập công thức
– –Ngày tính tồn kho tức thời trên Excel hay còn gọi là ngày lên báo cáo hàng tồn kho tức thời
– –Chọn kho hàng và tự động điền tên kho thông qua chức năng nhập liệu nâng cao trong Add-in A-Tools
Bước 04: Lập câu lệnh SQL trong Excel bên ngoài và trỏ câu lệnh SQL trong Excel bên ngoài vào hàm BS_SQL trong Add-in A-Tools
Câu lệnh SQL trong Excel sử dụng trong ví dụ trong Video mẫu:
SELECT RECNO(), DKHO.MA_VT, DMVT.TEN, DMVT.DVI, SUM(IIF(LOAINV=’N’,SLG,0))-SUM(IIF(LOAINV=’X’,SLG,0)), ” FROM DKHO INNER JOIN DMVT ON DKHO.MA_VT=DMVT.MA_VT WHERE NGAY_CT<=RANGE(D5) AND KHO=RANGE(D7) GROUP BY DKHO.MA_VT, DMVT.TEN, DMVT.DVI
Trỏ vào hàm BS_SQL với câu lệnh SQL trong Excel đã đặt trước đó với công thức theo ví dụ mẫu:
=bs_Sql($A$8&LEFT(E7,0),”HR=NO;INSERT=YES;”)
Bước 05: Cập nhật công thức BS_SQL khi chọn điều kiện tài khoản khác
Ta có 3 cách để cập nhật tự động báo cáo sử dụng hàm BS_SQL với câu lệnh SQL trong Excel như sau:
– Cách 1: Đặt con trỏ vào vùng công thức và nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+A
– Cách 2: Đặt con trỏ vào vùng công thức rồi vào thanh Menu trên Excel chọn tab ATools và chọn cập nhật
– Cách 3: Phối hợp với làm LEFT trong Excel vào trong hàm BS_SQL
Như vậy, với 05 bước hướng dẫn chi tiết kèm theo Video hướng dẫn trực quản cách lập báo cáo hàng tồn kho nội bộ trên Excel, chúng ta có kết quả hoàn hảo “một công thức/01 báo cáo”. Với cách sử dụng câu lệnh SQL trên Excel, file Excel cho người làm số liệu kho trên Excel sẽ nhẹ hơn, tốc độ nhanh hơn, tự động hơn và chuyên nghiệp hơn.
Tải file ví dụ mẫu hướng dẫn lập báo cáo hàng tồn kho trên Excel bằng sử dụng câu lệnh SQL trong Excel với công cụ Addin Atools: DOWNLOAD
Tải, hướng dẫn cài đặt và hướng dẫn sử dụng Addin ATools phiên bản Free: DOWNLOAD
Đăng ký tham gia khóa học Excel nâng cao cho người đi làm tại Bluesofts để chủ động ứng dụng Excel trong công việc: ĐĂNG KÝ
