Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng Excel để làm kế toán và in các sổ sách báo cáo kế toán trên Excel. Trong đó, sổ chi tiết các tài khoản là một loại báo cáo bắt buộc phải lập để phản ánh số phát sinh của các tài khoản một cách chi tiết và trực quan nhật. Vấn đề khó khăn nhất khi lập báo cáo này là công thức ở phần cột số dư lũy kế theo chứng từ phát sinh của sổ chi tiết các tài khoản.
Sau đây, hocexcelnangcao sẽ hướng dẫn các bạn làm kế toán trên Excel cách lập công thức với chỉ duy nhất 1 công thức để lên được sổ chi tiết tài khoản cho tất cả các tài khoản chỉ trên 1 sheet. Các bước làm như sau:
Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu nguồn và mẫu sổ chi tiết các tài khoản trên Excel theo thông tư số 133 hoặc theo thông tư số 200
Dữ liệu nguồn gồm: Dữ liệu hoặc sổ nhật ký chung và danh mục tài khoản
Mẫu sổ chi tiết tài khoản trên Excel: Bằng kiến thức Excel và các thao tác cơ bản, các bạn tự tạo mẫu sổ chi tiết các tài khoản trên Excel
Bước 02: Cài đặt Addin ATools cho Excel để chia sẻ file Excel qua mạng và lập báo cáo động
Ở bước này thì chúng ta sẽ sử dụng tính năng lập báo cáo động bằng hàm BS_SQL của addin Atools (cách lập báo cáo động bằng hàm BS_SQL cho sổ chi tiết các tài khoản trên Excel xem ở Bước 4)
Bước 03: Lập công thức Excel tính số dư đầu kỳ hai bên nợ có, cộng phát sinh trong kỳ hai bên nợ có và tính số dư cuối kỳ 2 bên nợ có
Lập công thức Tính số dư đầu kỳ hai bên nợ có của sổ chi tiết các tài khoản trên Excel bằng hàm: SUMIF
Lập công thức Tính tổng số phát sinh hai bên nợ có của sổ chi tiết các tài khoản trên Excel bằng hàm: SUM
Lập công thức Tính số dư cuối kỳ hai bên nợ có của sổ chi tiết các tài khoản trên Excel bằng hàm: MAX, MIN
Bước 04: Lập công thức điền số liệu chi tiết các chứng từ nghiệp vụ kế toán theo tài khoản chọn với các cột số chứng từ, ngày chứng từ, diễn giải, tài khoản đối ứng, phát sinh nợ, phát sinh có, số dư lũy kế nợ, số dư lũy kế có bằng cách sử dụng câu lệnh SQL trên Excel
Câu lệnh SQL trong Excel với cách đặt ngoài hàm BS_SQL theo ví dụ mẫu hướng dẫn lập sổ chi tiết các tài khoản trên Excel:
SELECT NGAY_GHI, SO_CT, NGAY_CT, DIEN_GIAI, IIF(NOTK LIKE RANGE(E7),COTK,IIF(COTK LIKE RANGE(E7),NOTK,”)), IIF(NOTK LIKE RANGE(E7), THANH_TIEN,0), IIF(COTK LIKE RANGE(E7), THANH_TIEN,0), MAX(GETONCE(H11)-GETONCE(I11)+DATA(ROW-1,COL)-DATA(ROW-1,COL+1)+DATA(ROW,COL-2)-DATA(ROW,COL-1),0), -MIN(GETONCE(H11)-GETONCE(I11)+DATA(ROW-1,COL-1)-DATA(ROW-1,COL)+DATA(ROW,COL-3)-DATA(ROW,COL-2),0) FROM DNKC WHERE NGAY_CT>=RANGE(K2) AND (NOTK LIKE RANGE(E7) OR COTK LIKE RANGE(E7))
Trỏ vào hàm BS_SQL với câu lệnh SQL trong Excel đã đặt trước đó với công thức theo ví dụ mẫu:
=bs_Sql($A$8&LEFT(E7,0),”HR=NO;INSERT=YES;”)
Bước 05: Cập nhật công thức BS_SQL khi chọn điều kiện tài khoản khác
Ta có 3 cách để cập nhật tự động báo cáo sử dụng hàm BS_SQL với câu lệnh SQL trong Excel như sau:
Cách 1: Đặt con trỏ vào vùng công thức và nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+A
Cách 2: Đặt con trỏ vào vùng công thức rồi vào thanh Menu trên Excel chọn tab ATools và chọn cập nhật
Cách 3: Phối hợp với làm LEFT trong Excel vào trong hàm BS_SQL
Như vậy, với 5 bước hướng dẫn chi tiết cách lập sổ chi tiết các tài khoản trên Excel với cách sử dụng câu lệnh SQL trên Excel bằng công cụ Addin Atools, chúng ta đã có kết quả công việc rất hoàn hảo cho người làm kế toán Chỉ duy nhất một công thức cho một báo cáo. Với cách sử dụng câu lệnh SQL trên Excel, file Excel cho người làm kế toán sẽ nhẹ hơn, tốc độ nhanh hơn, tự động hơn và chuyên nghiệp hơn.
Tải file ví dụ mẫu hướng dẫn cách lập sổ chi tiết các tài khoản trên Excel bằng sử dụng câu lệnh SQL trong Excel với công cụ Addin Atool: DOWNLOAD
Tải, hướng dẫn cài đặt và hướng dẫn sử dụng Addin ATools phiên bản Free: DOWNLOAD
Đăng ký tham gia khóa học Excel nâng cao cho người đi làm tại Bluesofts để chủ động ứng dụng Excel trong công việc: ĐĂNG KÝ
Liên hệ tư vấn đào tạo, đặt hàng thiết kế: {Đt+Zalo} 038 696 1334/ 0934 644 168, Email: vuthinh@bluesofts.net
