1. Việc tìm và lọc dữ liệu trùng nhau trên Excel để làm gì?
Trong công việc nhập liệu có rất nhiều tính huống phát sinh trong quá trình nhập liệu làm phát sinh dữ liệu trùng lặp trong các cột dữ liệu trong bảng tính Excel, hoặc đôi khi do việc tập hợp dữ liệu của nhiều bộ phận hoặc do nhiều nhân viên cùng thực hiện một công việc và khi tổng hợp lại những dữ liệu này đòi hỏi phải lọc đi những dữ liệu trung nhau trong một bảng tính, đôi khi việc lọc đi dữ liệu trùng nhau có thể do các yêu cầu bài toán đặc thù như tạo danh sách in ấn, nhập liệu,….
2. Cách tìm ra các cột dữ liệu trùng nhau trên Excel bằng Conditional Formating
Link: Tải File Excel thực hành
Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần tìm ra các cột dữ liệu trùng
Bước 2: chọn trong thẻ Home/ Conditional Formating/ Hightlight Cells Rules / Duplicate Value
Bước 3: Lựa chọn kiểu dữ liệu muốn đánh dấu và kiểu định dạng cho dữ liệu trùng
(4): bạn có thể chọn tìm giá trị trùng theo 2 kiểu lựa chọn
+ Dupicate: Đánh dấu các giá trị trùng lặp trên bảng tính Excel
+ Unique: Đánh dấu các giá trị duy nhất
(5): Lựa chọn kiểu định dạng cho vùng dữ liệu, bạn có thể lựa chọn 1 trong kiểu định dạng dữ liệu cho kiểu dữ liệu trùng:
+ Light red fill with dark red text: Bôi nền đỏ với chữ đỏ đậm
+ Yellow fill with dark yellow text: Bôi nền vàng với chữ vàng đậm
+ Green fill with dark green text: Bôi nền xanh với chữ xanh đậm
+ Light red fill: Chỉ bôi nên đỏ và giữ nguyên màu chữ hiện tại
+ Red text: Bôi màu chữ đỏ cho tất cả các giá trị trùng hoặc duy nhất
+ Red border: Kẻ khung màu đỏ cho tất các ô chứa giá trị trùng hoặc duy nhất
+ Custom format: Khi bạn chọn option này bạn có thể tạo rất nhiểu kiểu đánh dấu theo yêu cầu của riêng bạn.
3. Cách lọc giá trị trùng nhau trên bảng tính Excel
Đối với các phương pháp để sử dụng việc lọc ra các giá trị trùng nhau trên bảng tính Excel có khá nhiều phương pháp thực hiện, bạn có thể sử dụng tính năng Remove Duplicates hoặc sử dụng tính năng Advanced. Thậm chí ngoài các phương pháp thủ công trên bạn có thể áp dụng phương pháp sử dụng PIVOT TABLE để có thể lọc ra danh sách duy nhất trên bảng tính Excel mà trong VIDEO tôi đã hướng dẫn cho các bạn rất chi tiết về cách thực hành.
+ Cách 1: Sử dụng Data => Bôi đen vùng dữ liệu cần lọc giá trị trùng chọn Remove Duplicates
+ Cách 2: Bôi đen vùng dữ liệu vùng => chọn Advandce
+ Cách 3: Chuyển vùng dữ liệu thành dạng PIVOT TABLE và thực hiện việc lọc các giá trị trùng bằng cách kéo thả các cột dữ liệu vào Rows Lable hoặc Columns Lable
Lưu ý: Nếu bạn muốn lọc dữ liệu trùng theo hàng bạn có thể kéo cột dữ liệu cần lọc vào Rows Lable, còn nếu muốn lọc dữ liệu trùng theo cột các bạn kéo cột dữ liệu cần lọc vào Columns Lable
