1. Cách tạo ra các phân vùng từ các sheet Excel khi chia sẻ Excel Online trực tuyến qua mạng
Bước 1: Tạo máy chủ và thêm các File Excel để chia sẻ Online trực tuyến cho các máy khách kết nối làm việc: Tham khảo bài viết: TẠI ĐÂY
Bước 2: Tạo phân vùng dữ liệu cho từng nhóm máy khách kết nối làm việc
Tại mục “Cơ sở dữ liệu” của màn hình quản trị, ta trỏ tới mũi tên tại các thư mục để chọn đến từng sheet cụ thể trong file Excel được chia sẻ. Màn hình thiết lập hiện lên phía bên phải màn hình quản trị máy chủ như sau:
Bước 3: Thiết lập cho các phân vùng dữ liệu khi máy khách kết nối làm việc
+ Cột ghi ngày, giờ máy chủ: Cần bôi đen vùng 2 cột: Cột ghi tên user nhập giá trị và thời gian nhập. Ví dụ: Cột L:M
+ Cột phê duyệt: Là cột nhận lệnh “Phê duyệt”, “Hủy phê duyệt”. Chỉ những người dùng được phân quyền chức năng “Phê duyệt”, “Hủy phê duyệt” tại mục “Thiết lập quyền” mới có thể thực hiện được chức năng này.
Lưu ý: dòng nào có trạng thái “Phê duyệt” sẽ không sửa xóa hay bất cứ thao tác nào khác lên dòng dữ liệu đó. Chỉ khi người đó được phân quyền hủy phê duyệt và thực hiện thao tác “Hủy phê duyệt” thì dòng dữ liệu đó mới có thể được nhập liệu lại bình thường.
+ Ẩn cột: Ẩn một hay nhiều cột tại máy khách.
+ Ẩn dòng: Ẩn một hay nhiều dòng ở máy khách.
+ Tham chiếu: Sheet có tham chiếu tới các sheet khác trong workbook.
+ Chia sẻ VBA: Sheet có sử dụng VBA Macro.
+ Lưu máy chủ: Nếu không chọn, dữ liệu trên máy khách sẽ không đồng bộ trên máy chủ. Nếu sheet là dạng BÁO CÁO thì không nên chọn mục này.
+ Số lượng kết nối: Nếu là -1 không giới hạn số user mở sheet/range này. Trường hợp khác là giới hạn.
+ Số lượng đã kết nối: Số user đang online và mở sheet/range trong mạng.
+ Vùng không hợp lệ: Vùng không cho soạn thảo.
+ Mô tả: Mô tả thông tin liên quan đến sheet dữ liệu.
Sau khi đã tiến hành thiết lập phần quyền cho các phân vùng để chia sẻ File Excel online trực tuyền cho nhiều người cùng kết nối và làm việc. Các máy khách sẽ tiến hành kết nối và làm việc như đối với các bước kết nối bằng Add-In ATools tuy nhiên dựa trên các thiết lập các máy khách chỉ được phép thao tác với bảng tính hoặc các phân vùng theo các thiết lập từ máy chủ.
Như vậy trong bài viết trên Bluesofts đã hướng dẫn rất chi tiết các bước để các ban có thể tạo ra các phân vùng làm việc cho từng nhóm User. Từ đó các User có thể dễ dàng mở các vùng dữ liệu mà User đó được phân quyền để làm việc, với cơ chế quản trị phân quyền sẽ giúp doanh nghiệp vẫn tương tác tốt công việc khi chia sẻ mà vẫn đảm bảo được tính an toàn dữ liệu khi chia sẻ File Excel Online qua mạng cho nhiều người cùng làm việc. Ngoài ra các bạn có thể tham khảo thêm các bài viết khác hướng dẫn chia sẻ File Excel qua mạng để ứng dụng hiệu quả trong công việc:
+ Giới thiệu giải pháp phân quyền chia sẻ File Exel qua mạng cho nhiều người cùng sử dụng và làm việc
+ Cách tạo máy chủ và thêm File Excel khi chia sẻ File Excel qua mạng.
+ Hướng dẫn tải và cài đặt phần mềm Add-In A-Tools
