1. Đặt Name cho vùng dữ liệu nguồn cần tạo báo cáo
+ Chọn đến sheets KHO quét vùng dữ liệu từ A3:K68 vào FORMULAS chọn Name Manager (hoặc các bạn nhẫn phím tắt Ctrl + F3) để tạo Name cho vùng dữ liệu/ New/ Đặt tên cho vùng dữ liệu nguồn trong ví dụ này chúng ta sẽ đặt tên là KHO
Lưu ý: dữ liệu nguồn cần được trình bày một cách khoa học và được chuẩn hóa để có thể dưa trên bảng dữ liệu nguồn để tạo ra các báo cáo theo yêu cầu.
2. Cách sử dụng SQL-BUILDER để tạo báo cáo động.
Bước 1: Vào Menu “A-Tools” chọn “SQL Builder”
Sau khi tích chọn màn hình sẽ xuất hiện giao diện của SQL-BUILDER bao gồm 5 phần chính chi tiết như sau:
Tại giao diện của SQL-BUILDER tùy theo yêu cầu của cáo cáo mà các bạn sẽ chọn theo hướng dẫn bên dưới VIDEO để lấy ra câu lệnh để có thể tạo ra hệ thống báo cáo động.
Các khu vực đánh số được giải thích dưới đây:
(1) DBKEY – Khóa kết nối: chọn CSDL hoặc DBKEY (mã kết nối với CSDL bên ngoài). Để kết nối với CSDL bên ngoài, trường hợp kết nối với cơ sở dữ liệu bên ngoài các bạn có thể tham khảo bài viết tại đây.
(2) Danh sách các tên vùng hoặc tên bảng (table, query) dữ liệu trong CSDL chọn ở (1). Người dùng hãy nhấp đúp chuột hoặc kéo tên vùng dữ liệu từ (2) sang (3) để làm nguồn dữ liệu. Như đối với ví dụ ta chọn dữ liệu DATA
(3) Nối các khóa quan hệ giữa các bảng (table) nếu có (trong hình vẽ là “MA_VLSPHH”). Chọn các trường dữ liệu để hiển thị và làm điều kiện. Đây là trường hợp lấy dữ liệu tại nhiều bảng ví dụ này ta không cần lấy dữ liệu từ nhiều bảng. Các bạn có thể tham khảo thêm bài viết hướng dẫn lấy dữ liệu từ nhiều bảng tại bài viết ở đây.
(4) + Output: nếu chọn, trường dữ liệu đó sẽ hiển thị
+ Expression: tên trường dữ liệu hoặc biểu thức tính
+ Aggregate: chọn tên hàm thống kê: Sum; Count; Min; Max;…
+ Alias: đặt tên cho trƣờng hoặc biểu thức ở “Expression”
+ Sort Type: chọn kiểu sắp xếp tăng (Ascending) hay giảm (Descending) dần
+ Sort Order: đặt ƣu tiên trƣờng sắp xếp
+ Grouping: chọn các trường dữ liệu đƣợc nhóm theo. Mục này đƣợc sử dụng khi
người dùng chỉ định hàm thống kê ở “Aggregate”. Tất cả các trường nếu không có
chỉ định hàm thống kê thì ần được chọn “Grouping”.
+ Criteria: mục đặt điều kiện lọc. Người dùng có thể dùng chuột để chọn dữ liệu trong một ô của bảng tính làm điều kiện động, thực chất là sử dụng hàm RANGE(..).
Trong ví dụ hiện tại ta sẽ chọn tương ứng với 2 điều kiện chọn tới địa chỉ 2 ô
(5) Sau khi thực hiện 4 mục trên, A-Tools sẽ tự động tạo câu lệnh T-SQL cho hàm BS_SQL.
Sau khi thiết lập xong, người dùng chọn nút “Tiếp tục” sẽ xuất hiện màn hình dưới đây
+ Tên bảng kết quả: A-Tools sẽ tự động tạo tên cho vùng kết quả. Bạn nên đặt tên trong trường hợp bảng dữ liệu kết quả trả về lại được dùng cho một công thức khác.
+ Tự động tạo tên các cột: A-Tools tự đặt tên các vùng theo mỗi cột trong vùng kết quả. Những tên đƣợc tạo sẽ được sử dụng trong các công thức của Excel.
+ Chèn dòng: nếu được chọn, bảng kết quả sẽ chèn các dòng dữ liệu sau con trỏ. Nếu không, dữ liệu dẽ bị ghi đè lên. Khi làm báo cáo bạn nên chọn mục này.
+ Địa chỉ đặt tham số SQL: ô chứa câu lệnh SQL. Cần thiết sử dụng khi chuỗi lệnh SQL dài (số ký tự > 128 ký tự).
+ Địa chỉ ô/vùng đặt công thức: ô đầu tiên trong bảng tính chứa giá trị của bảng kết quả.
Sau khi hoàn tất, chọn nút “Thực hiện” để A-Tools chạy hàm BS_SQL trong bảng tính.
Trên đây là những hướng dẫn của Bluesofts về cách sử dụng SQL- BUILDER trong Add-in Atools để tạo ra các báo cáo. Các bạn có bất kỳ vướng mắc gì vui lòng comment chúng tôi sẽ giải đáp trong thời gian sớm nhất
