Giải pháp sử dụng excel online để chia sẻ dữ liệu làm việc trực tuyến

Excel là một công cụ vô cùng hiệu quả và không thể thay thế được trong công việc của dân văn phòng, đặc biệt các công ty đều đang có sẵn những File Excel được sử dụng để theo dõi công việc hàng ngày ở hầu hết các lĩnh vực như quản lý kho vận, sản xuất, xây dựng, phân phối, nhân sự, hợp đồng, kinh doanh, tài chính,…


Tuy nhiên để ứng dụng Excel trong công việc đòi hỏi chúng ta phải phối hợp dữ liệu từ nhiều bộ phận mà vẫn đảm bảo tính an toàn bảo mật, ngoài ra việc sử dụng chung dữ liệu sẽ gây ra tình trạng sửa xóa dữ liệu của nhau làm cho việc sử dụng Excel Online làm việc theo cách truyền thống rất dễ xảy ra tình trạng sai sót trong quá trình làm việc. Vậy làm thể nào? để để có thể sử dụng Excel Online để chia sẻ qua mạng LAN, Internet trong bài viết ngày hôm nay Bluesofts sẽ giúp các bạn nắm được phương pháp đẻ có thể chia sẻ File Excel theo dõi hằng ngày của các bạn thành các File Excel Online mà vẫn đảm bảo được tính bảo mật, an toàn dữ liệu.



1. Vì sao khi chia sẻ File Excel cho nhiều người cùng sử dụng phải phân quyền?

Có thể các bạn đã sử dụng các giải pháp để có thể thực hiện được công việc chia sẻ File Excel Online như Google trang tính (Google Sheets) hay Office 365, Drop box,… Tuy nhiên việc chia sẻ File Excel tính bảo mật và an toàn, độ chính xác dữ liệu rất yếu cụ thể như sau:

Nhược điểm 1: khi chia sẻ Excel Online như vậy doanh nghiệp bạn sẽ phải chia sẻ toàn bộ dữ liệu File Excel à việc bảo mật dữ liệu giữa các bộ phận rất yếu bất kỳ ai đều có thể xem toàn bộ dữ liệu bảng tính.

Nhược điểm 2: Có thể dễ dàng xóa sửa dữ liệu của nhau, không kiểm soát được việc nhập liệu khi làm việc trên Excel online trực tuyến dễ gây ra tình trạng sai sót dữ liệu. Và không kiểm soát tốt có thể mất toàn bộ dữ liệu, hoặc thay đổi làm sai lệch thông tin của người nhập liệu.

Nhược điểm 3: Không thể chia sẻ các File Excel chứa VBA. Đây là một điểm trừ khá lớn của các giải pháp trên việc không thể chia sẻ này sẽ khiến cho các đơn vị bắt buộc phải sử dụng lập trình VBA để thiết kế File Excel sẽ rất khó khăn trong quá trình vận hành,…

Hiểu rất rõ những nhược điểm khiến này sẽ khiến cho việc bảo mật, làm việc của các doanh nghiệp trở lên khó khăn hơn, các nhân viên nếu sử dụng các phương pháp thay thế khác để tổng hợp dữ liệu như gửi mail, skyper,.. sẽ khiến công việc trở lên trì trệ. Nhân sự chờ đợi nhau gây ra thời gian chết trong công việc và giảm hiệu suất làm việc. Vì vậy Bluesofts đã nghiêp cứu và cho ra đời phần mềm Add-In Atools để giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để những khó khăn trên cụ thể ứng dụng trong công việc chia sẻ dữ liệu qua mạng như sau:

2. Giải pháp chia sẻ File Excel Online cho nhiều người cùng làm việc bằng Add-In Atools

2.1 Cơ chế chia sẻ File Excel Online cho nhiều người cùng nhập liệu bằng Add-In ATools

Với cơ chế này bạn có thể chọn bất kỳ các máy tính có thể là máy tính của các bạn hoặc máy chủ mà các bạn thuê có cài đặt Excel để làm máy chủ chia sẻ File Exel Online qua mạng.


Sau khi tạo máy chủ thành công các máy khách có thể dễ dàng kết nối làm việc

Ưu điểm: Việc tạo máy chủ để chia sẻ như vậy tất cả các File Excel mà các bạn muốn chia sẻ đều nằm trên máy tính của các bạn giúp an toàn bảo bật dữ liệu tuyệt đối, tránh việc đánh cắp, sửa xóa dữ liệu khi chia sẻ Excel Online cho nhiều người làm việc.

2.2  Cơ chế phân quyền khi chia sẻ Excel Online bằng Add-In Atools

Tính năng cho phép bạn có thể tạo ra các Group (nhóm User) có chung quyền để có thể thiết lập phân quyền sâu hơn khi chi sẽ dữ liệu qua mạng. Ví dụ doanh nghiệp có các bộ phận như kế toán, kinh doanh, sản xuất,... bạn có thể tạo ra các Group cho từng bộ phận này để tiến hành phân quyền cho các bộ phận truy cập vào các vùng dữ liệu nhất định trên Excel khi chia sẻ qua mạng LAN, Internet


Tạo ra các phân vùng làm việc cho từng phòng ban bộ phận kết nối vào làm việc như ví dụ chúng ta có một chung một sheet DATA nhập liệu. Chúng ta có thể tạo ra các phân vùng (cửa sổ) làm việc cho riêng cho các nhóm máy khách khi kết nối. Như VD trên cùng sheet DATA chúng ta sẽ tạo ra phân vùng cho nhóm kinh doanh khi mở sheet DATA chỉ có thể nhập liệu từ cột A:F và ẩn đi dữ liệu cột H


Sau khi phân quyền trên máy chủ máy, máy khách kết nối và nhập liệu chỉ có thể mở ra các phân vùng (cửa sổ) mà máy chủ thiết lập



2.3  Thiết lập phân quyền khi chia sẻ Excel Online bằng Add-In Atools

Chức năng thiết lập phân quyền khi chia sẻ Excel Online sẽ cho phép bạn có thể dễ dàng thiết lập kiểm việc nhập, sửa xóa, sao chép, định dạng, in ấn dữ liệu, ... của các máy khách. Thậm chí các bạn có thể cho phép các máy khách khi kết nối chỉ có thể xem mà không thể sửa xóa dữ liệu


2.4  2.4 Tính năng ghi lại thông tin User, thời gian máy khách nhập liệu và kiểm soát việc xóa sửa dữ liệu của nhau.

Đối với tính năng việc sẽ giúp các bạn dễ dàng kiểm soát được thông tin nhập liệu từ các máy khách và đặc biệt tính năng giúp đảm bảo việc nhập liệu khi sử dụng File Excel Online các User không sửa xóa dữ liệu của nhau tránh những tình huống vô tình hay cố ý làm sai lệch số liệu.


2.5  Tính năng phê duyệt dữ liệu khi chia sẻ File Excel Online bằng Add-In ATools
Tính năng phê duyệt dữ liệu giúp bạn kiểm soát việc sửa, xóa dữ liệu của các User theo từng hàng dữ liệu, khi bạn chọn trạng thái phê duyệt dữ liệu thì tất cả các User sẽ không thể sửa dữ liệu thậm chí dữ liệu do chính mình nhập vào trừ khi người phê duyệt chọn về trạng thái Hủy Phê Duyệt.


gigGiải pháp chia sẻ Excel qua mạng sẽ có thể giúp doanh nghiệp bạn dễ dàng biến những File Excel mà đơn vị các bạn đang sử dụng thành những phần mềm chuyên biệt của chính công ty các bạn mà nếu như các bạn thuê các đơn vị phần mềm viết riêng thì chi phí sẽ ở mức rất cao. Ngoài ra nếu trong quá trình làm việc các bạn muốn tùy biến hay thay đổi thì gần như phải lệ thuộc hoàn toàn vào công ty viết phần mềm vì vậy giải pháp nền Add-In ATools sẽ giúp các bạn dễ dàng tạo các ứng dụng đa dạng phù hợp với các yêu cầu đặc thù của công ty các bạn.





Các bài mới

Các bài đã đăng

 
     
   
 
 
     
   
 

VIDEO HƯỚNG DẪN

 
     
   
 

CỘNG ĐỒNG

 
     
Thông báo khai giảng BlueSofts