Trước tiên, chúng tôi đưa ra các đặc điểm chính trong quản trị chi phí tại các doanh nghiệp lớn:
- Có nhiều đơn vị thành viên như: Công ty con, nhà máy trực truộc, chi nhánh, chuỗi cửa hàng trực thuộc…mỗi đơn vị thành viên sẽ cần theo dõi và tổng hợp số liệu chi phí riêng
- Nhân sự quản trị tài chính tại văn phòng tổng cần tổng hợp dữ liệu chi phí từ các đơn vị thành viên để lên các báo cáo quản trị.
- Dữ liệu quản lý chi phí cần quản lý theo nhiều tháng, nhiều năm để so sánh biến động chi phí như: So sánh với quý trước, tháng trước, năm trước để phục vụ lên kế hoạch hoặc dự báo chi phí
- Danh mục chi phí đa dạng phụ thuộc vào đặc thù kinh doanh và tính chất quản trị của mỗi doanh nghiệp nên doanh mục chi phí cần phải để mở để chủ động thay đổi, điều chỉnh
Căn cứ vào những đặc thù trên, chúng tôi đã xây dựng giải pháp quản trị chi phí doanh nghiệp trên Excel theo videos dưới đây:
Các tính năng của giải pháp Quản lý chi phí doanh nghiệp trên Excel như sau:
- Danh mục chi phí để mở để doanh nghiệp chủ động khai báo: Cho phép khai báo khoản mục chi phí tổng hợp và khoản mục chi phí con
- Mỗi đơn vị thành viên sẽ có 1 sheet để nhập dữ liệu chi phí
- 100% báo cáo tổng hợp và phân tích hoàn toàn tự động cho phép tùy chọn lên báo cáo theo nhiều điều kiện.
- Đặc biệt các báo cáo đều có tiêu chí xem báo cáo theo dạng nhóm lại hoặc xem theo chi tiết
Hệ thống báo cáo bao gồm:
- Báo cáo tổng hợp chi phí theo đơn vị thành viên và các đơn vị thành viên
- Báo cáo tổng hợp chi phí theo niên độ: Cho phép tiêu chí lên báo cáo tách cột theo quý, tháng
- Báo cáo so sánh biến động chi phí so với cùng kỳ năm trước theo tháng
- Báo cáo so sánh biến động chi phí so với cùng kỳ năm trước theo năm
- Báo cáo so sánh biến động chi phí giữa các năm
Công cụ và phương pháp xây dựng nên giải pháp:
- SQL trong Excel và Add-in A-Tools Pro của Bluesofts: Kỹ thuật tách cột tự động, Gộp tách dữ liệu tự động, Tự động co giãn dòng-cột trên báo cáo
- Excel nâng cao: Tùy chọn điều kiện báo cáo, kỹ thuật ghép và xử lý chuỗi ký tự trong Excel
- Lập trình VBA trong Excel
